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Anderen Personen das jeweilige Thema vermitteln!

Planen und Durchführen einer (IT-) Schulung

Prinzipiell ist es relativ einfach. Damit alles reibungslos abläuft, bietet es sich an, einen klar definierten Prozess zu entwickeln.

1. Planungsphase
2. Vorbereitungsphase
3. Durchführungsphase
4. Nachbereitungsphase

Das "übersichtliche" Prozessmodell stellt die Aufgaben jeweils als Geschäftsregel-Task dar, um darauf zu verweisen, dass es einige Dinge zu beachten gibt.

Zusätzlich noch eine kleine Auflistung von notwendigen Kompetenzen, um erfolgreich Lernprozesse zu gestalten und Wissen effektiv zu vermitteln:

1. Fachkompetenz - Grundlage jeder Schulung
• fundierte und aktuelle Kenntnisse zum Schulungsthema
• in der Lage sein, theoretisches Wissen in praktischen, anwendungsorientierten Beispielen zu schulen
• in Bereichen mit spezifischen Regeln, Vorschriften oder Sicherheitsbestimmungen, diese genau kennen und vermitteln können
• kontinuierliche Weiterbildung, um auf dem neuesten Stand der Entwicklungen zu bleiben
2. Methoden- und Vermittlungskompetenz - aufbereiten, präsentieren, vermitteln
• Didaktische Fähigkeiten:
  Lernziele definieren, Lernprozess strukturieren (realistisch, transfergerecht und kompetenzorientiert)
• Methodenvielfalt:
  verschiedene Lehrmethoden beherrschen (z. B. Vortrag, Gruppenarbeit, Fallstudien, Rollenspiele)
  passende Methode für die Zielgruppe und das Thema nutzen
• Medienkompetenz:
  unterschiedliche Medien (Präsentation, Video, FlipChart, Whiteboard, Online-Tools) effektiv und situationsgerecht einsetzen
• Planung und Organisation:
  professionelle Planung, Organisation und Auswertung der Schulungen
• Fehlererkennung und Korrektur:
  Fehler im Lernprozess erkennen und individuelle Korrekturen anbieten
3. Sozialkommunikative Kompetenz - positive Lernatmosphäre, auf Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen
• Kommunikationsfähigkeit
  verständlich und artikuliert ausdrücken
  aktives Zuhören, Missverständnisse vermeiden und auf Fragen Teilnehmer eingehen
• Empathie:
  Gespür für die Teilnehmer, individuelle Bedürfnisse und Lernstile erkennen und in Situationen hineinversetzen
• Moderations- und Führungskompetenz:
  Gruppendynamiken steuern, Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit anregen
  mit schwierigen Situationen souverän umgehen
• Motivationsfähigkeit:
  teilnehmende Personen für das Thema begeistern und ihre Eigenmotivation fördern
• Selbstreflexion und Vorbildfunktion:
  eigenes Verhalten reflektieren, pünktlich sein, diszipliniert
  freundliches und sicheres Auftreten - Vorbild sein

Nun geht es los...

Die Planungsphase

• Zielsetzung und Themenfindung
• Was ist das Ziel oder was sollen die teilnehmenden Personen am Ende der Schulung wissen oder können?
• Welche Themen ist relevant, ansprechend und für die Zielgruppe von Interesse?
• Woraus besteht die Zielgruppe: Wer soll teilnehmen und wie beeinflusst das den Inhalt und die Kommunikation.
• Inhalte und Struktur
• Vom Groben zum Feinen: eine detaillierte Agenda mit allen Themenpunkten, Pausen und interaktiven Elementen erstellen.
• Welche Methoden (Vortrag, Gruppenarbeit, Diskussion, Übungen) eingesetzt werden?
• Welche Materialien (Präsentationen, Handouts, Arbeitsblätter, zusätzliche Informationen) sollen genutzt werden?
• Logistik und Organisation
• Werden Termin und Dauer vorgegeben? Oder kann Datum, Uhrzeit und die Gesamtdauer der Schulung festgelegt werden?
• Wird vor Ort oder Online geschult? Kann ein geeigneter Veranstaltungsort (Raumgröße, Ausstattung, Erreichbarkeit) genutzt werden oder wird dieser zur Verfügung gestellt?
• Kann das Budget (Raummiete, Materialien, Referenten, Reisekosten, Verpflegung etc.) kalkuliert werden oder wird es vorgegeben?
• Werden weitere Referentinnen oder Referenten benötigt? Kann die Qualifikation, Verfügbarkeit, Honorar etc. geklärt werden?
• Wurde die Technik (Live: Beamer, Mikrofon, Lautsprecher, WLAN, FlipChart etc. - Online: Software, zweiter Bildschirm etc.) geklärt?
• Wurde bei externen Live-Schulungen geprüft: Snacks, Getränke, eventuell Mittagessen, Parkplätze, "örtliche" Gegebenheiten etc.?

Die Vorbereitungsphase

• Marketing und Anmeldung
• Wurde eine ansprechende Beschreibung verfasst, die die Inhalte und den Nutzen für die teilnehmenden Personen hervorhebt?
• Wird / wurde die Schulung beworben (Website, Social Media, E-Mail-Verteiler, Flyer)?
• Welche Anmeldeprozesse (Online-Formular, E-Mail) werden / wurden genutzt?
• Liegen Anmeldebestätigungen vor oder werden diese vorliegen und sind Informationen zum Ablauf und eventuell Vorabmaterialien zu versenden?
• Letzte Vorbereitungen
• Ist geprüft, ob alle Materialien finalisiert und Handouts und alle Präsentationen bereit sind?
• Ist bei Live-Schulung der Raum vorbereitet und Bestuhlung, Beschilderung, technische Einrichtung etc. - bei Online-Schulung die Technik etc. okay?
• Ist bedacht, dass mögliche Notfälle (Technikprobleme, Krankheitsfall der Referentin / des Referenten etc.) eintreten können und wie damit umgegangen werden kann?
• Wurde die Präsentation gestartet, der Raum gekennzeichnet etc.?

Die Durchführungsphase

• Begrüßung und Einführung
• Die teilnehmenden Personen begrüßen, eventuell Namensschilder austeilen und ankommen lassen.
• Sich und gegebenenfalls weitere Referenten vorstellen.
• Teilnehmende Personen vorstellen lassen.
• Wünsche, Fragen und die Erwartung an die Veranstaltung einfordern.
• Ziele / Agenda präsentieren und beschreiben, was erwartet und welche Ziele erreicht werden sollen.
• Vorgehensweise erklären (Pausen, Toiletten, Handynutzung etc.) und für eine angenehme Atmosphäre sorgen.
• Durchführung der Inhalte
• Moderierung durch die Agenda unter Beachtung des Tempos und des Zeitmanagements.
• Eventuell - je nach Zielgruppe oder Zeit - Interaktion fördern durch zu Fragen ermutigen, Diskussionen anregen und aktive Beteiligung wünschen.
• Gibt es genug Zeit: mit passenden Übungen das Erlernte festigen.
• Regelmäßige und ausreichend lange Pausen einhalten.
• Flexibel auf unerwartete Fragen oder Gruppendynamiken eingehen.
• Abschluss und Feedback
• Die wichtigsten Erkenntnisse der Schulung zusammenfassen.
• Nochmal auf weitere Hilfen, Informationsmöglichkeiten etc. hinweisen.
• Letzte Fragen stellen lassen.
• Direkte Rückmeldung einholen und Feedback online (oder "notfalls" schriftlich) einfordern.
• Sich bei den teilnehmeden Personen bedanken und verabschieden.

Die Nachbereitungsphase

• Auswertung
• Rückmeldungen der teilnehmenden Personen auswerten und Stärken und Schwächen identifizieren.
• Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
• Abrechnung erstellen.
• Kommunikation und Dokumentation
• Eventuell Teilnehmerbescheinigungen oder Zertifikate an die teilnehmenden Personen senden / senden lassen.
• Eventuell Follow-up-E-Mail mit einer Zusammenfassung, weiteren Ressourcen oder einer Einladung zu zukünftigen Seminaren senden / senden lassen.
• Alle relevanten Unterlagen und Materialien für zukünftige Schulungen archivieren / sichern.

Je nach Umfang und Art der Veranstaltung müssen bestimmt noch Anpassungen vorgenommen werden!