Chefsache - MS Project-Kurs

Situationsbeschreibung - Theorie- / Praxis-Mix

Es folgen Hilfestellungen zur Vorgehensweise.
Tipps, Hinweise, Anregungen etc.

1. Vorbereitungen

GLOBAL.MPT sichern - Pfad:
C:\Users\USER\AppData\Roaming\Microsoft\MS Project\16\de-DE

Arbeitszeiten prüfen
Register Projekt: Arbeitszeit ändern

Kalender einstellen
Register Projekt: Arbeitszeit ändern

Startzeiten anpassen
Backstage-Bereich: Optionen

Anzeigen optimieren
Backstage-Bereich: Optionen

2. Planen im Team (Top/Down – Bottom/Up-Planung)

viele Ideen, die gegeneinander abgewogen werden können

mögliche Schwachstellen, die früher erkannt werden können

realistischere Schätzungen (aufgrund der kombinierten Erfahrungswerte) entstehen

3. Klären, was zu erreichen sein muss (und was nicht)

wird ein “Muss-Ziel” nicht erreicht, gilt das Projekt als gescheitert

“Soll-Ziele” sind zwar ausdrücklich gewünscht, können aber falls nötig (und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber) verändert werden

“Kann-Ziele” sind nice-to-have, können aber als erste gestrichen werden, ohne den Projekterfolg zu gefährden

4. Erstellen eines Phasenplans

PLANUNG (auf der Zeitschiene oder modular)
Ziele skizzieren, erste Analysen (wie Risiko-, Durchführbarkeits- und Wirtschaftlichkeits-Analyse), Grob- bzw. Feinplanungen

BEAUFTRAGUNG
Arbeitspakete innerhalb des Teams verteilen (intern) und Dienstleister beauftragen, Material und Maschinen beschaffen, etc. (extern)

AUSFÜHRUNG
Arbeitspakete abarbeiten, Projektfortschritt messen

ABSCHLUSS
Projektergebnis übergeben, abnehmen lassen, Projekt evaluieren, “lessons learned” festhalten

5. Verlinkungen einbinden

Sind alle Links platziert?

- Wichtige Unterlagen (Sicherheit, Pläne etc.)

- Untergeordnete Aufgaben in Planner-App

6. Setzen der Meilensteine (oder auch Stichtage)

Ereignisse von besonderer Bedeutung (Zwischenergebnisse, Prüfungen, Vorliegen von Liefergegenständen)

7. Verteilen der Arbeitspakete (zusätzliche Textspalte)

Pro Arbeitspaket (und auch pro Aufgabe) gibt es immer nur eine/n Verantwortliche/n!

8. Erstellen von Ansichten

Für Ausgabe (Drucker, PDF etc.)

Für bestimmte Informationen (Kosten, Budgets etc.)

9. Einplanen von Pufferzeiten (fix / flexibel)

Auf Erfahrungen des Teams zurückgreifen

10. Überlasten der „Tätigen“ vermeiden

100% der Arbeitszeit der „Tätigen“ verplanen?

11. Überprüfen des Plans auf Fehler

Sind Teammitglieder für mehrere parallel geplante Aufgaben eingeteilt? (Wenn ja, sind sie dadurch überlastet?)

Sind Teammitglieder zu 100% verplant?

Ist die Auslastung zwischen den Teammitgliedern ausbalanciert?

Sind Feiertage und Urlaub im Zeitplan berücksichtigt?

Sind ausreichend und sinnvolle Meilensteine gesetzt worden?

Gibt es klare Verantwortlichkeiten (1 Aufgabe = 1 Person)?

Sind ausreichend Pufferzeiten eingeplant?

Können alle Beteiligten diese Planung auch “unterschreiben”?

12. Aktualisieren des Plans in regelmäßigen Abständen (Basisplan)

den Projektfortschritt erkennen

Abweichungen vom Plan identifizieren

Gegenmaßnahmen planen und umsetzen

13. Lernen aus den Erfahrungen

Wo konnte alles nach Plan umgesetzt werden?

Wo gab es Abweichungen (und warum?)

Ist etwas unter- bzw. überschätzt worden?

Wurde etwas in der Planung vergessen?

© Ralf Heerdt - 2025-12-18