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WBT OneNote - Wie kann ich meine Notizen besser organisieren?


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Erleben Sie den Einstieg in Ihr Wissensmanagements mit MS OneNote!

Erfassen und verwalten Sie interessante Informationen an einer zentralen Stelle, die Sie mit jedem Gerät nutzen können - vorausgesetzt das Gerät hat eine Verbindung zum Internet oder Netzwerk.

Texte, handschriftliche Informationen, Aufgaben, Bilder, Videos, Audio-Aufzeichnungen und weitere unstrukturierte Elemente sind möglich und lassen sich durch die eingebaute Suchfunktion schnell wiederfinden.

Die weiteren Vorteile von MS OneNote sind beispielsweise die Einbindung in MS Outlook zur Erfassung von Besprechungsnotizen oder die Nutzung von Outlook-Aufgaben in OneNote, sowie die Möglichkeit der Freigabe zur Nutzung durch mehrere Personen eines Teams oder einer Lern- oder Interessengemeinschaft.

MS OneNote gibt es seit der MS Office-Version 2003, hat aber erst bei den neueren Versionen an Bedeutung gewonnen und liegt in verschiedenen Fassungen vor. Bei dieser Einführung wird die Desktop-Version (2016) behandelt. Die Apps für SmartPhones oder Tablets mit unterschiedlichen Betriebssystemen unterscheiden sich jeweils im Funktionsumfang.

Hinweis: Dieses Skript ist keine Schulungsunterlage und beschreibt auch nicht detailliert einzelne Vorgehensweisen. Es sind auch keine Übungseinheiten integriert und ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht auch nicht. Dafür liefern aber die Weiteren Informationen kleine Randnotizen mit Mehrwert.

Machen Sie mit und erlösen Sie dieses Programm aus dem "Dornröschenschlaf".

Themen dieser Anleitung:
  1. Anmeldung in der Cloud
  2. Speichern im Dateisystem
  3. Schnelleinstieg
  4. Benutzeroberfläche
  5. Organisation
  6. Notizbuch anlegen
  7. Abschnittgruppe anlegen
  8. Abschnitt anlegen
  9. Seite anlegen
  10. Unterseiten anlegen
  11. Drucken?
  12. Container
  13. Kategorien
  14. Suchen
  15. Tabelle einfügen
  16. Verknüpfungen
  17. Outlook-Aufgaben
  18. Besprechungsnotizen
  19. Bilder und ScreenShots
  20. Freihandeingabe
  21. Audio und Video
  22. Dateien
  23. Schnellnotizen
  24. Notizbuch freigeben

Viel Erfolg bei der "linearen" Bearbeitung oder der themenbezogenen Erweiterung Ihrer Kenntnisse!


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Anmeldung in der Cloud

Der von Microsoft bevorzugte Speicherort ist die Cloud. Als registrierter Benutzer können Sie sich üblicherweise mit Ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse oder alternativ mit der übermittelten Telefonnummer am Speicherort in der "Wolke" (auf den Microsoft-Servern) anmelden. Beim ersten Start von OneNote erscheint das folgende Anmeldefenster:

Heerdt-Training - OneNote-Anmeldung

Sollten Sie - aus welchen Gründen auch immer - keine Anmeldung wünschen, können Sie das Anmeldungsfenster über das X in der rechten oberen Ecke abbrechen, um ein Notizbuch im Dateisystem zu erstellen.

Speichern im Dateisystem

Es kann mehrere Gründe geben ein Notizbuch auf einem einzigen Gerät oder an einem Speicherort im Netzwerk zu platzieren. Über den Backstage-Bereich (Datei) können Sie den Namen für Ihr Notizbuch vergeben und den Speicherort bestimmen.

Heerdt-Training - OneNote-Anmeldung

Sollten Sie am Arbeitsplatz mit mehreren Team-Mitgliedern ein gemeinsam zu nutzendes Notizbuch erstellen wollen, legen Sie es in einem Netzwerkordner ab, der für alle Personen mit Lese- und Schreibrechten ausgestattet ist.

Schnelleinstieg

Nach dem Start von OneNote wird automatisch ein Notizbuch Persönlich oder Mein Notizbuch angelegt, das einige Informationen zu den Möglichkeiten des Programms in OneNote-Optik zur Verfügung stellt. Es lohnt sich ein wenig zu "schnuppern" - zur ersten Orientierung.

Heerdt-Training - OneNote-Anmeldung

Es befinden sich im Abschnitt Schnelle Notizen zwei Seiten: OneNote: der Ort für Ihre Notizen und OneNote-Grundlagen.

Benutzeroberfläche

Die Bedienung der App oder des Programm OneNote ist wie bei den anderen Office-Programmen organisert, beginnt mit dem Backstage-Bereich (Datei), der Start-Registerkarte mit den Standardfunktionalitäten, der Registerkarte Einfügen zur Erstellung weiterer Elemente, gefolgt von den Registern Zeichnen und Verlauf mit den "Spezialitäten". Die letzten beiden Register sind wie gewohnt ausgestattet: Überprüfen für Rechtschreibung/Grammatik etc. und Ansicht zur Veränderung der Anzeige.

Heerdt-Training - OneNote-Benutzeroberfläche

Standardschrift, farbliche Gestaltung der Oberfläche etc. können Sie wie gewohnt ändern. Überprüfen Sie die Einstellungen "hinter der Bühne". Die Optionen sind im Backstage-Bereich (Datei) zu finden.

Vielleicht möchten Sie die Seiten-Navigation aber lieber auf der linken Seite des Anwendungsfensters haben?

Organisation

Das nachfolgende Bild zeigt eine schnell erzeugte Darstellung mit zwei Containern und ein paar Zeichnungen (Linien).

Wie immer: es bietet sich an vorher Überlegungen zu machen, wie die Informationen organisiert werden. Wie ist ein Sachbuch organisiert oder eine Regalwand in einer Bücherei? Welche Themen interessieren Sie oder welche möchten Sie sammeln. Welche Inhalte müssen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen?

Oder benötigen Sie lediglich eine Einkaufsliste, die Ihre Partnerin oder Ihr Partner gespeichert hat und Sie diese auf dem Weg nach Hause abarbeiten?

Heerdt-Training - OneNote-Organisation

Auch, wenn OneNote sehr unstrukturierte Sammlungen und deren recht einfache Umstrukturierung zulässt, ist eine Vorab-Organisation sinnvoll. Ist der Überblick erst verloren, wird es sehr mühsam.

Notizbuch anlegen

Der Weg ist bereits bekannt: im Backstage-Bereich (Datei) und Neu geben Sie dem Notizbuch den gewünschten Namen und bestimmen den Speicherort (dieser PC, Netzwerkordner oder Cloud). Im folgenden Beispiel wurde das Notizbuch OneNote-Skript erstellt.

Heerdt-Training - OneNote - Neues Notizbuch

Es wurde bereits ein Abschnitt mit einer leeren Seite erstellt. Für die Benamung und die Färbung sind wieder Sie zuständig. Der Cursor (die Schreibmarke) steht automatisch über der Datum-/Zeitinformation. Geben Sie den Namen der Seite nun ein oder klicken Sie auf Seite ohne Titel, um den Namen zu ändern.


Eine Alternative zur Einrichtung:

Heerdt-Training - OneNote - Neues Notizbuch

Durch Klick auf den vorhandenen Notizbuchnamen werden andere bereits verwendete Notizbücher angezeigt und die Möglichkeit zur Erstellung eines neuen Notizbuchs angeboten.

Abschnittsgruppe anlegen

Bei der Abschnittsgruppe handelt es sich wieder um eine Organisationseinheit zur weiteren Strukturierung. Hier werden Themenblöcke zusammengefasst, die mehr Übersicht bieten sollen.

Heerdt-Training - OneNote - Abschnittsgruppe

Können oder kennen Sie Excel? Das Zellenformat kann als Abschnittsgruppe mit den Abschnitten Zahl, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Ausfüllen oder Schutz zusammengefasst werden. Oder, passend zum Thema OneNote: Grundlagen mit den Abschnitten Start, Notizbuch erstellen, Einrichten der Benutzeroberfläche, Symbolleiste für den Schnellzugriff ...

Abschnitt anlegen

OneNote bietet ein Abschnittsregister mit +-Zeichen an, um einen neuen Abschnitt zu erzeugen. Das Bild zeigt das Kontextmenü, was durch den Klick mit der rechten Maustaste auf ein vorhandenes Abschnittsregister ebenfalls diesen Befehl anbietet.

Heerdt-Training - OneNote - neuer Abschnitt

Egal, ob Sie als weitere Organisationseinheit die Abschnittsgruppen nutzen oder lediglich mit Abschnitten arbeiten möchten, die Vorgehensweise bleibt gleich.

Seite anlegen

Über der Navigationsleiste, unter dem Namen des Notizbuchs wird + Seite hinzufügen angeboten. Benennen Sie die Seite anschließend um, oder tragen Sie den Namen über der Datumsanzeige ein.

Heerdt-Training - OneNote - neue Seite

Nicht irritieren lassen! Vielleicht befindet sich bei Ihnen die Navigationsleiste noch auf der rechten Seite. In diesen Beispielen wurde die Umstellung der Anzeige über die Optionen im Backstage-Bereich genutzt.

Unterseiten anlegen

Weitere Organisationseinheiten bieten Unterseiten. Zwei Ebenen werden zusätzlich zur Hauptebene angeboten, um weitere Verschachtelungen zu ermöglichen und damit Struktur in das Notizbuch zu bringen.

Heerdt-Training - OneNote - Unterseiten

Vorteilhafterweise lassen sich diese auch über das Symbol hinter der höher gestuften Seite einklappen. Das auf dem Bild angezeigte +-Zeichen dient der Einfügung einer neuen Seite an der gewählten Position.

Drucken?

Bevor Sie mit der Erstellung von Notizen beginnen, bietet es sich an eine Entscheidung über das Format zu treffen. Damit vermeiden Sie eine später erforderliche Nachbearbeitung durch Umpositionierung der Inhalte.

Heerdt-Training - OneNote - Seitenvorlagen

Seitenvorlagen sind im Register Einfügen zu finden, während die Seitenformatierung (Hilfslinien oder Papierformat) im Register Ansicht angesiedelt sind.

Haben Sie eine Seite nach Ihren Wünschen eingerichtet? ⇒ Aktuelle Seite als Vorlage speichern.

Container

Nun aber! Bisher sind noch gar keine Notizen erstellt worden, es ging lediglich um die Organisation.

Positionieren Sie den Cursor durch Klick an der gewünschten Position und schreiben den Text usw.

Heerdt-Training - OneNote - Container

Inhalte werden in Containern organisiert, die frei positioniert werden können. Soll ein Inhalt doch in einem anderen Container erscheinen, kann der Inhalt z. B. markiert und per Drag & Drop in den gewünschten Platzhalter verschoben werden.

Kategorien

Organisation - schon wieder! Kennzeichnen Sie Ihre Notizen durch Kategorien. Sieht nicht nur besser aus, sondern lässt sich auch bei der Suche verwenden.

Heerdt-Training - OneNote - Kategorien

Es handelt sich bei den angebotenen Kategorien nur um Vorschläge. Selbstverständlich können Sie die Kategorien nach eigenen Bedürfnissen einrichten.

Suchen

Suchen Sie noch selbst, oder lassen Sie suchen?

Alle Apps oder Programme bieten Suchtools an, um Informationen wiederzufinden, so auch OneNote. Die Start-Registerkarte mit den Standardfunktionalitäten bietet Kategorien suchen und die Auswahl, wo nach Notizen gesucht werden soll.

Heerdt-Training - OneNote - Suche

Der letzte Befehl in der Auswahl dient der Standardeinstellung. Lassen Sie häufig im gerade zu bearbeitenden Notizbuch suchen, "schont", die Einstellung Dieses Notizbuch als festgelegter Standard die Ressourcen.

Tabellen einfügen

OneNote stellt auch Tabellen mit Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, die nach der Erstellung einer Tabelle in der "kontextsensitiven Erweiterung des Menübands" angezeigt werden.

Heerdt-Training - OneNote - Tabelle

Es werden nicht alle aus z. B. Word oder PowerPoint bekannten Funktionalitäten angeboten, aber Zeilen oder Spalten einfügen oder löschen. Die Text-Ausrichtung in den Zellen lässt sich ebenso ändern wie die Schattierung (Farbfüllung) und es können Tabelleninhalte sortiert werden.

Verknüpfungen

Intern oder extern?

Bei internen Verknüpfungen wählen Sie das zu verknüpfende Element aus und öffnen das Kontextmenü. Der Befehl Link zu Absatz kopieren legt den Hyperlink in die Zwischenablage. Daher kann dieser Link an irgendeiner Stelle wieder eingefügt werden.

Heerdt-Training - OneNote - Link zu Absatz

Vielleicht möchten Sie auf einer Hauptseite eine Art Inhaltsverzeichnis erstellen, um schnell zu relevanten Stellen innerhalb des Notizbuchs zu springen.


Externe Verknüpfungen können per Dialog eingerichtet werden Link... (Siehe letztes Bild). Oder Sie kopieren die Angaben aus der Adressleiste eines Browsers und fügen diese an gewünschter Stelle wieder ein.

Heerdt-Training - OneNote - Hyperlink

Outlook-Aufgaben

Durch Auswahl einer Notiz und Umwandlung zur Outlook-Aufgabe (Register Start) erscheint automatisch das Outlook-Aufgaben-Fenster, um weitere Einstellungen vorzunehmen.

Heerdt-Training - OneNote - Outlook-Aufgabe

Die Auswahl der Aufgabenart fiel auf benutzerdefiniert, um detailliertere Angaben zu ermöglichen.

Besprechungsnotizen

Sind Sie zu einer Besprechung eingeladen worden und möchten direkt Notizen eingeben - während der Veranstaltung?

Heerdt-Training - OneNote - Besprechung

Öffnen Sie die Besprechung im Outlook-Kalender und klicken Sie doppelt auf die Besprechungsnotizen. Geben Sie "live" Ihre Notizen ein, anstatt diese erst auf Papier zu notieren.

Bilder und ScreenShots

Über das Register Einfügen erreichen Sie die Werkzeuge für Bilder und Medien.

Platzieren Sie beispielsweise relevante Bildausschnitte in Ihrem Notizbuch.

Heerdt-Training - OneNote - Medien

Im Prinzip ist die Technik wie bei den anderen Office-Programmen. Um sparsam mit den Speicherressourcen umzugehen, bietet sich eine Verlinkung zu den Medien an.

Freihandeingabe

Eine Besonderheit von OneNote ist die Erstellung und Umwandlung handschriftlicher Notizen oder Freihandzeichnungen. Über das Register Zeichnen auf dem Menüband erreichen Sie Tools mit Stiften, Radierer etc. und Umwandlungswerkzeuge.

Heerdt-Training - OneNote - Freihandzeichnung

Um mit Pfeilen auf andere Begriffe zu verweisen oder einfach Grafiken zu erzeugen, stellt dieses Werkzeug einige Funktionalitäten zur Verfügung. Auch Textmarker-Werkzeuge befinden sich in der Auswahl.

Audio und Video

Statt der Eingabe über die Tastatur oder per Stift oder Finger, kann über die Audio-Aufzeichnung (Einfügen und Audio aufnehmen das "Diktiergerät" gestartet werden.

Heerdt-Training - OneNote - Audio und Video

Das gilt auch für die Video-Aufnahmen mit der WebCam oder einer angeschlossenen externen Vidokamera. Die Nachbearbeitung von Audio- und Video-Aufzeichnungen ist nicht vorgesehen.

Dateien

Dateien können in den anderen Programmen über den virtuellen OneDrucker an Ihr Notizbuch gesandt werden. In OneNote wird im Register Einfügen angeboten Dateiausdrucke (wird als Bild eingefügt), Dateianlagen (wird als Link eingebunden oder als Bild) und Kalkulationstabellen (vorhandene oder neue Excel-Tabelle in OneNote nutzen) zu erstellen.

Heerdt-Training - OneNote - Dateien

Der im Worddokument markierte Absatz wird mit der Maus in das angedockte OneNote-Fenster (Schnellnotizen) geschoben.


Das folgende Bild zeigt den aus der Word-Datei nach OneNote geschobenen Absatz. Der Klick auf das Word-Symbol gibt die Sicherheitswarnung aus, nach deren Bestätigung der Textteil im Worddokument angesprungen wird.

Heerdt-Training - OneNote - Verknüpfungen

Überschriften oder relevante Textteile in Worddokumenten in OneNote-Notizbüchern zu platzieren führt zur schnelleren Auffindung von Informationen oder ermöglichen diese mit weiteren Notizen versehen zu können.

Schnellnotizen

Bis zur Version 2013 öffnete sich nach Verwendung der Tastenkombination Windows-Taste + N das angezeigte Tool mit den drei angebotenen Werkzeugen. Ab der Version 2016 wird der Bereich für schnelle Notizen als angedocktes Fenster dargestellt.

Heerdt-Training - OneNote - Schnellnotizen

Schnellnotizen erlauben die Erstellung von Notizen zu Ideen, Gesprächen, Telefonaten oder Informationen aus dem Web etc. Diese können später den passenden Themen im Notizbuch zugeordnet werden.

Heerdt-Training - OneNote - angedocktes Fenster

Klicken Sie auf den Namen des Notizbuchs, wird Ihnen die Liste der vorhandenen Bücher angezeigt (Siehe: Notizbuch anlegen. Darunter finden Sie die schnellen Notizen.

Notizbuch freigeben

Liegt Ihr Notizbuch auf SharePoint oder in OneDrive (Cloud), ist eine Freigabe möglich. Andere Personen können dann mit Ihnen gemeinsam an den Notizen arbeiten.

Heerdt-Training - OneNote - Notizbuch freigeben

Sollen nicht alle Abschnitte von anderen Personen bearbeitet werden, kann ein Abschnitt mit Kennwortschutz versehen werden.


Weiterhin viel Erfolg!

Zum Gästebuch... oder zum Blog-Eintrag 'Schnelleinstieg in MS #OneNote': Blog Heerdt-Training - Schnelleinstieg in MS #OneNote

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