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Word ⚡ Wie erstelle ich einen Brief für viele unterschiedliche Empfänger? ⚡

Seriendruck mit Microsoft Word

Für das Ergebnis werden zwei Objekte benötigt: die Datenquelle und das Seriendruck-Hauptdokument.


Was muss ich bei einer Seriendruck-Datenquelle beachten?

Verwenden Sie eine strukturierte Textdatei (.csv), ein Word-Dokument mit einer Datentabelle, ein Excel-Arbeitsblatt, eine Access-Tabelle oder Adressdaten aus Ihren Outlook-Kontakten.

Die erste Zeile enthält die Namen der späteren Platzhalter, die Struktur wird durch die Spalten einer Tabelle oder eines Trennzeichens (Semikolon, Tabstopp etc.) vorgegeben.

Im Register Sendungen auf dem Menüband starten Sie den Seriendruck und verbinden das Hauptdokument mit Ihrer Datenquelle.


Wie kann ich die Adressdaten aus meiner Datenquelle im Brief nutzen?

Anstatt der Eingabe einer einzelnen Adresse fügen Sie an den gewünschten Stellen die Seriendruckfelder (Register Sendungen) ein. Wahrscheinlich tragen die Felder der verbundenen Datenquelle Bezeichnungen wie Straße, Name, Vorname oder Anrede etc.

Bei unterschiedlich aufgebauten Adressen (Privat, geschäftlich) können die Angaben variiert werden (z. B. Wenn-Dann-Sonst).


Muss ich die Briefe an alle Empfäger der Datenquelle erzeugen?

'Empfängerliste bearbeiten' bietet eine Auswahl an. So kann beispielsweise eine angezeigte Adresse durch Entfernung des Auswahlhakens herausgenommen werden. Bei einer großen Anzahl bieten sich die 'AutoFilter' an.

Bei der Verwendung von Adressdaten aus Outlook bietet sich die Auswahl der Daten in den Kontakten an, um diese aus Outlook heraus an Word für den Seriendruck zu übergeben.


Wie erhalte ich das Ergebnis und was sollte ich noch beachten?

Der Befehl 'Fertig stellen und zusammenfüren' kann zur Kontrolle oder zum Drucken der Ergebnisse nutzen. Vorab kontrollieren bietet sich an!

Wurden alle Angaben korrekt übernommen? Existiert beispielsweise eine PLZ mit nur vier Stellen anstatt fünf? Stimmen die Seitenzahlen? (Anm.: es werden Abschnitte erzeugt) Wurden alle Briefe erzeugt?


Mögliche Veranstaltungsorte bundesweit:

Hamburg, Bremen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Berlin, Brandenburg, Nordrhein-Westfalen, Sachsen-Anhalt, Sachsen, Thüringen, Hessen, Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg, Saarland, Bayern.


Verantwortlich für Inhalte und Gestaltung:

Ralf Heerdt

IT-Trainer/Geschäftsführer/Inhaber

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